O que precisa constar em uma prestação de contas de projeto na Lei Rouanet?

Documentos que precisam constar na prestação de contas de um projeto aprovado pela Lei Rouanet

Você captou os recursos, executou o projeto e agora chegou a etapa que muitos proponentes deixam para a última hora: a prestação de contas. Se você está nesse momento, saiba que organização e atenção aos detalhes são fundamentais. Uma prestação de contas bem feita protege o seu histórico no SALIC e garante que você possa continuar captando recursos para projetos futuros.

Neste artigo, vou explicar tudo o que você precisa saber sobre os documentos exigidos pelo Ministério da Cultura para aprovação da sua prestação de contas.

O que é a prestação de contas na Lei Rouanet?

A prestação de contas é o processo pelo qual o proponente demonstra ao Ministério da Cultura que realizou o projeto conforme aprovado e que utilizou os recursos captados de forma correta e transparente. Ela é feita integralmente pelo Sistema SALIC e se divide em duas frentes complementares: a comprovação do objeto e a comprovação financeira.

As duas precisam estar completas para que a prestação de contas seja enviada ao MinC para análise.

Qual é o prazo?

Quando o projeto entra na situação E75 no SALIC — que indica o início do prazo para prestação de contas — o proponente tem 60 dias improrrogáveis para finalizar tanto a comprovação física quanto a financeira e enviá-las ao Ministério.

Não cumprido esse prazo, o projeto entra em situação de inadimplência no sistema e o proponente recebe uma diligência com mais 20 dias para regularizar a situação. Se ainda assim não houver regularização, as contas podem ser reprovadas por omissão, com consequências sérias para o proponente, incluindo inabilitação para novos projetos e inscrição em cadastros de inadimplência.

Guarde essa data desde o início: organize a documentação ao longo de toda a execução, e não apenas no fim.

1. Comprovação do objeto: você fez o que prometeu?

A primeira frente da prestação de contas é demonstrar que o projeto foi efetivamente realizado conforme aprovado. O Ministério da Cultura avalia o alcance do objeto, que é o produto cultural combinado ao cumprimento das finalidades do Pronac.

Para isso, você precisará apresentar:

Documentos que evidenciam a realização do projeto

São registros que comprovam que o projeto aconteceu de verdade. Dependendo da natureza do projeto, os documentos aceitos incluem fotos da execução, registros audiovisuais, listas de presença, exemplares do produto cultural (livros, CDs, DVDs), arquivos digitais, clipping de divulgação na imprensa, links de transmissões, entre outros compatíveis com o tipo de projeto.

Atenção: todas as informações prestadas no Relatório Final precisam estar acompanhadas da documentação que as fundamenta. Afirmar que algo foi realizado sem anexar o comprovante correspondente pode comprometer a aprovação.

Se o projeto resultou em obra cinematográfica ou outro produto que não possa ser anexado no SALIC, a comprovação deverá ser entregue diretamente à Secretaria competente do MinC, no suporte original em que a obra foi produzida.

Comparativo entre metas propostas e resultados alcançados

É necessário apresentar um comparativo claro entre o que foi planejado no cronograma físico aprovado e o que efetivamente foi executado. Caso alguma meta não tenha sido atingida, a justificativa precisa ser idônea e devidamente documentada.

Materiais de divulgação

Todos os materiais gráficos e peças de comunicação produzidos para o projeto devem estar registrados e comprovados. Vale lembrar que, durante a execução, todas as peças de divulgação precisam passar por aprovação prévia no SALIC antes de serem veiculadas.

Relação de bens móveis adquiridos ou produzidos

Quando o projeto envolver aquisição de equipamentos ou materiais permanentes, é necessário apresentar a relação desses bens acompanhada do comprovante de cotação de preços realizada antes da compra.

Relação de bens imóveis

Se o projeto envolveu aquisição, produção ou construção de bens imóveis, eles também precisam constar na prestação de contas com a devida relação descritiva.

Termo de aceitação definitiva de obra

Nos casos em que o projeto teve como objeto a execução de obra ou serviço de engenharia, é obrigatória a apresentação da cópia do termo de aceitação definitiva da obra.

Recibo do destinatário (quando houver doação de bens)

Se bens ou materiais permanentes foram direcionados a outra entidade pública de natureza cultural, é necessário apresentar o recibo do destinatário, além de declarar a destinação cultural do bem na prestação de contas.

2. Comprovação financeira: como o dinheiro foi gasto?

A comprovação financeira demonstra que os recursos captados foram aplicados nos itens aprovados pelo Ministério da Cultura, dentro dos valores e descrições constantes na planilha orçamentária. Um ponto fundamental: essa comprovação deve ser feita de forma contínua, ao longo de toda a execução do projeto, à medida que os débitos aparecem no extrato bancário — e não apenas no momento de envio da prestação de contas.

Notas fiscais, recibos e documentos equivalentes

São os principais documentos de comprovação das despesas. Precisam atender a requisitos específicos:

A descrição do serviço ou material deve ser idêntica à constante na planilha orçamentária aprovada. Devem ser emitidos em nome do proponente. A data de emissão deve estar dentro do período de execução do projeto — não podem ser anteriores à publicação da portaria de aprovação nem posteriores ao término do prazo de execução. Devem conter informações sobre os descontos de ISS, INSS e IR, quando aplicável.

Para fornecedores pessoa jurídica, o documento aceito é a nota fiscal. Recibos, boletos e outros documentos só são aceitos em casos específicos de não incidência de ISS ou ICMS, comprovados por disposição legal.

Para fornecedores pessoa física, os documentos aceitos são o RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo) ou o RPCI (Recibo de Pagamento ao Contribuinte Individual), que devem conter nome completo, CPF, endereço, local, data, assinatura e detalhamento dos impostos de responsabilidade do profissional.

Comprovantes de transferência bancária

Os pagamentos devem ser realizados preferencialmente por transferência eletrônica identificada. O número do documento de pagamento registrado no comprovante precisa ser idêntico ao número lançado no SALIC. Pagamentos em conta com titularidade diferente do fornecedor precisam ser justificados e acompanhados de declaração ou documentação que embase a transação. O limite diário para saques em espécie é de R$ 1.000,00.

Cotações de preços ou documentos de licitação

Para aquisição de equipamentos e materiais permanentes, é obrigatória a apresentação de cotação de preços. Quando o proponente pertence à administração pública, é necessário apresentar os despachos adjudicatórios e homologações das licitações realizadas, ou a justificativa para dispensa ou inexigibilidade com o respectivo embasamento legal.

Comprovante de recolhimento ao FNC (quando houver)

Se houver saldo não utilizado ao final do projeto que não seja transferido para outro projeto do mesmo proponente, ele deve ser recolhido ao Fundo Nacional de Cultura por meio de GRU (Guia de Recolhimento da União). O mesmo se aplica a valores utilizados de forma indevida que precisem ser devolvidos.

Atenção ao porte do projeto

A profundidade da análise financeira varia conforme o valor captado. Para projetos com captação de até R$ 750.000,00, a análise considera prioritariamente o alcance do objeto, com verificação financeira focada nas não conformidades apontadas pelo próprio SALIC. Para projetos acima desse valor, a análise financeira é mais detalhada e utiliza como base a relação de pagamentos, o relatório de execução da receita e despesa, e os documentos fiscais individuais, nessa ordem de prioridade.

O que acontece se as contas forem reprovadas?

A reprovação da prestação de contas gera obrigação de devolução dos recursos irregularmente aplicados, com atualização pela poupança desde o término do prazo de captação. O proponente tem 20 dias para recolher os valores após ser notificado. Caso não o faça, incide mora com juros sobre o débito, o nome pode ser inscrito no CADIN e o débito encaminhado à Procuradoria da Fazenda Nacional para inscrição em dívida ativa.

Cabe recurso à Ministra de Estado da Cultura no prazo de 30 dias, contados do registro da decisão no SALIC.

Dica prática: não deixe para o último dia

A prestação de contas não começa depois que o projeto termina — ela começa na primeira despesa. Guarde todos os documentos fiscais desde o início, lance os comprovantes no SALIC em tempo real e mantenha o valor comprovado acima de 80% do valor total durante a execução para evitar situação de inadimplência por comprovação intempestiva. Todos os documentos precisam ser guardados por até 5 anos, já que o MinC pode realizar monitoramento presencial ou à distância a qualquer momento.

Uma prestação de contas bem organizada é a diferença entre um proponente que consegue continuar captando e um que fica impedido de submeter novos projetos.

Ficou com dúvidas sobre como organizar a prestação de contas do seu projeto? Me manda uma mensagem e conversamos.